Электронный документооборот

С июня 2012 года для осуществления первичного учёта появилась возможность использовать электронные документы НП ООО «Берлио». На основании Закона РБ от 28.12.2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» при использовании выданного сертификата ключа электронной цифровой подписи, НП ООО «Берлио» имеет право применять электронные документы с использованием электронной цифровой подписи при помощи средств ЭЦП удостоверяющего центра РУП «БелГИЭ».

С подробными сведениями об электронных документах и ЭЦП можно ознакомиться на сайте Удостоверяющего центра РУП «БелГИЭ» www.edoc.by.

Для начала использования электронных документов необходимо:

1. Заключить дополнительное соглашение к договору на обслуживание посредством автоматизированной системы с НП ООО «Берлио» (для договоров, заключенных до июня 2012 года).

2. Уведомить НП ООО «Берлио» о согласии получать электронные документы с ЭЦП НП ООО «Берлио» и способе их получения, для чего заполнить уведомление и передать оригинал на Быховскую,55 или по почте.

3. Получить от НП ООО «Берлио» сертифицированное программное средство ЭЦП (программу BHSign v.1.0) для проверки целостности электронного документа, а также сертификат удостоверяющего центра, список отозванных и приостановленных сертификатов.

4. Установить и настроить средство ЭЦП согласно прилагаемой к нему инструкции.

Как организован обмен электронными документами?

Для передачи электронного документа клиенту НП ООО «Берлио»:

— оформляет документ (справку-акт о реализации или счет-фактуру) в форме электронного документа, соответствующего требованиям Закона РБ № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и содержащего обязательные реквизиты, предусмотренные Указом Президента Республики Беларусь № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов»;

— подписывает электронный документ с использованием средства ЭЦП и ключа ЭЦП;

— полученный электронный документ и файл ЭПЦ (с расширением .sign) в архивном виде пересылает по каналу связи (например, по электронной почте либо выкладывает на сайт).

При получении электронного документа необходимо:

— извлечь из архива файлы с электронным документом и цифровой подписью;

— проверить электронный документ на целостность, используя сертифицированное средство проверки ЭЦП;

— в полной мере использовать электронный документ для бухгалтерского учета, т.к. соответствии со ст.22 Закона № 113-З от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Таким образом использование электронного документа взамен традиционного бумажного позволит Вам:

— значительно сократить время на получение справки-акта о реализации, счета-фактуры и других документов;

— избавиться от большого количества хранимых бумаг;

— иметь гарантию достоверности и подлинности полученной информации.